איך לבחור חברת ניהול ואחזקה לבית המשותף

איך לבחור חברת ניהול ואחזקה לבית המשותף

בהיעדר הסדרה וחקיקה בתחום הניהול ואחזקת הבתים המשותפים, כל אחד יכול לפתוח אתר אינטרנט, להעסיק מנקה ולהכריז על עצמו כחברה. מחפשים חברת ניהול ואחזקה? לְמה אתם צריכים לשים לב וממה עליכם להיזהר

מאת: רונית שנבאי
ניהול נכסים סחר ועסקים

הנוף האורבני בארץ משנה את פניו במהירות. יחד עם השינוי, המביא איתו עוד ועוד בניינים משותפים ומגדלים המאכלסים דיירים רבים יותר, הולך ומתמעט צירוף המילים הקלאסי 'ועד בית'. כיום כבר ברור: ועד הבית שעבד בהתנדבות במשך שנים עבר מטמורפוזה, וישנה נכונות הולכת וגדלה להיעזר בגורם חיצוני. את הוואקום ממלאות חברות ניהול ואחזקת בתים באזורים שונים בארץ, כשהשירותים העיקריים עומדים על אחזקה, גבייה וניהול כספים.

טעות נפוצה היא שחברת ניהול מזוהה עם ועד בית. המציאות שונה: חברת ניהול היא גוף חיצוני המספק שירותים לדיירים על-פי הסכם שנחתם מראש. לפיכך, חשוב להגדיר מראש מהם הדברים שחובה לקבל ממנה, ומהן הציפיות – בהתאם לאופי הבניין. "יש בניינים המבקשים אך ורק אחזקה כגון ניקיון וגינון, בעוד שניהול הכספים נשאר בידי אחד הדיירים", מדגים יואב לוי, מנכ"ל משותף ב'איזי האוס', אחת משלושת החברות המצטיינות בתחום בארץ כבר משנת 2007.*

"מנגד", מסביר לוי, "ישנם בניינים שאינם רוצים כלל לעסוק בענייני כספים, ומשאירים גם את איסוף הכספים בידי חברת הניהול. אחרים מבקשים להמשיך להעסיק את המנקה או הגנן שעבד אצלם, ואז תפקיד החברה הוא לפקח על העבודה ולבדוק שנותני השירות מקבלים את התשלום. כל האמור חייב להיות מוסכם מראש, על-מנת למנוע אי הבנות עתידיות".

השירותים, כאמור, משתנים בהתאם לאופי הבניין ולסיכום המוקדם. "באופן מסורתי, חברת הניהול מעסיקה איש תחזוקה האחראי על בדיקה תקופתית של הבניין ומערכות כמו מים וחשמל", מוסיף אילן קורוב, מנכ"ל משותף באיזי האוס, "בבניינים גדולים קיימות מערכות אלקטרו-מכניות – כגון מעלית, גנרטורים, משאבות, מאגרי מים, מערכות סולריות ועוד – שהן מערכות מורכבות יותר, ומצריכות תחזוקה יותר אינטנסיבית.

"בבניינים כאלו יש לחברה רצינית, מנוסה ומבוססת, את היכולת לארגן ולהפעיל חברות ייעודיות וספקי שירות ממדרגה ראשונה". יש לכך, כמובן, משמעויות כלכליות: "חברה מנוסה תגיע עם החברות הטובות ביותר, לתנאים כספיים הולמים והוגנים לרווחת הדיירים", אומר קורוב.

ניהול ואחזקה: עשה ואל תעשה

לוי מונה את הקריטריונים לשכירת שירותיה של חברת ניהול: "ראשית, חשוב להתרשם מהאמינות, מהשקיפות ומהיסודיות של החברה. חשוב שהדיירים ידעו שיש להם על מי לסמוך. בררו מראש את הוותק של החברה וכמה עובדים מועסקים בה – ולא רק קבלני משנה. ודאו שאחזקת בתים היא תחום התמחותה העיקרי ולא המשני של החברה.

"שנית, שימו לב לאזור הגיאוגרפי שעליו מתפרשת החברה. תנו עדיפות לחברה אשר התמחותה הגיאוגרפית מתמקדת באזור מוגדר, שאותו היא מכירה היטב, וכי המשאבים שלה אינם מתפזרים לכל קצוות הארץ". גם לנושא מערכות המידע הממוחשבות חשיבות עצומה ויש לוודא שהחברה עובדת עם מערכת לניהול קריאות השירות ותחזוקת הבניינים, המספקת מענה רציף תוך התנהלות מקצועית ועדכנית. כמו כן, יש לשים לב בעירנות רבה לעניין הביטוחי – וכשמדובר בביטוח, הכוונה אינה רק לצד ג' אלא בעיקר לביטוח אחריות מקצועית.

מה לגבי ניהול הכספים?

קורוב: "חשוב להיזהר ממקרים שבהם חברת הניהול מבקשת שדמי הוועד ישולמו לחשבונה הפרטי. היו מקרים בעבר שחברות פשטו את הרגל – ואיתן הלכו גם כל תשלומי הדיירים. הדרך הנכונה היא זו שבמסגרתה יש לכל בניין חשבון בנק של ועד הבית – חשבון השייך אך ורק לבניין, עם נציג של ועד הבית כמורשה חתימה – כשחברת הניהול פועלת מתוך החשבון הספציפי ומעדכנת את הוועד.

"לעתים החברה מכינה את הצ'קים לוועד שחותם עליהם, ואז דואגת להעביר אותם לספקים. במקרה שלנו, אנו מבקשים בכל מקרה לפחות נציג אחד מטעם בעלי הדירות, שישמש כאיש קשר מול החברה. מידת המעורבות שלו תלויה באופיו ובמידת הרצון שלו להיות מעורב, ובכל מקרה נציג מטעם איזי האוס דואג לשמור על קשר על-מנת לוודא שהכול עובד כשורה".

חשוב לדעת: במקרים שבהם עולות דרישות שאינן מופיעות בחוזה שנחתם – כגון סיוד, תיקון אריחים שנופלים ממעטפת הבניין, חיזוק עמודי בניין, שיפוץ חדר מדרגות, שיפוץ לובי וכדומה – חברות האחזקה בבתים המשותפים יכולות לתת שירות, אך זוהי הזמנת עבודה נפרדת שעל הנציגות להעביר במסודר וכמובן, מדובר בתשלום נפרד.

במקרה של עבודות מיוחדות כאלו, על החברה לקבל הצעות מחיר לכל פרויקט, לבחון שהן כוללות כל מה שנדרש ולהעביר במסודר לנציגות שבוחרת בסופו של דבר את ההצעה המועדפת עליה. ליווי הפרוייקט על ידי חברת הניהול כולל את כל שלבי התכנון, הביצוע והפיקוח. "יש מי שחושבים שחברות קטנות נותנות שירות אישי ויעילות יותר", מציין קורוב אך מוסיף כי "צריך להיזהר מכך מאוד. גב של חברה ותיקה ומומלצת, שחורטת על דגלה את המקצועיות והאכפתיות, הוא דבר הכרחי. לניסיון ולזמינות יש ערך מוסף משמעותי שעושה את כל ההבדל".

הסדרת התחום – כאן ועכשיו

בעוד שבמקומות שונים כגון ארצות הברית וצרפת פועלות חברות לניהול בתים משותפים על-פי חוק, בישראל המצב שונה. "לצערנו, אין מִפרט אחיד לחברות השונות – מה שאומר, שכל חברה קובעת לעצמה מה מחייב אותה ומה לא", אומר קורוב ומסכם: "אנחנו ב'איזי האוס' סבורים שהסדרה שתקבע מה הם תנאי הסף שכל חברת ניהול חייבת לעמוד בהם, היא צו השעה.

"חייבים להיקבע סטנדרטים אחידים שיאפשרו ללקוחות להשוות בצורה נכונה בין החברות השונות ויפה שעה אחת קודם. ועד שתהיה הסדרה כזו אנו נמשיך לפעול באופן המקצועי ביותר ולהוות דוגמא לאופן שבו היינו רוצים שהענף הזה ייראה בעתיד".


* על-פי סקר אתר 'מידרג' עבור דה מרקר, יוני 2014.

תגובות